Requisition ID: req46617
Job Title: Officer Logistique
Sector: Operations
Employment Category: Fixed Term
Employment Type: Full-Time
Open to Expatriates: No
Location: Douentza, Mali
Work Arrangement: In-person
Job Description
Sous la supervision du Field Coordinateur, lOfficier logistique servira de point focal entre la logistique et les programmes pour toutes les questions relatives lapprovisionnement, au transport et la gestion des actifs et stocks dIRC.
LOfficier logistique rpond directement au Field Coordinateur et a pour superviseur technique le Coordinateur logistique**
Objectifs gnraux :
- Assurer lapprovisionnement de la base en respect avec les normes internationales et nationales des standards IRC et de ses bailleurs de fonds.
- Sassurer que lensemble des transactions en rapport avec lapprovisionnement soient clairement documentes sur la base des critres pralablement dfinis et transparents (SOPs).
- Assurer une bonne transition des approvisionnements vers lERP Integra
- Assurer la bonne gestion des assets et stocks
- Assurer la bonne mise en place de la planification des mouvements routiers et ariens et lentretien des quipements roulant
Tches spcifiques :
Approvisionnement et Achats
- Sassurer que tous les achats sont effectus dans le respect des rgles et procdures IRC et conformment au code de conduite en la matire ;
- Sassurer que la qualit et la quantit des marchandises achetes et livres sont conformes aux demandes des programmes et aux documents dachat (PR, BID, PO,) ;
- Prsenter hebdomadairement et mensuellement les rapports de tous les achats et engagements (commitments) en cours.
- Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manire les informer rgulirement des statuts de leurs demandes dachats, des prix et des disponibilits des articles ;
- Sassurer que les articles demands sont achets et livrs en temps requis, informer les programmes et / ou les demandeurs de tout problme pouvant entraner des retards de livraisons ;
- Suivre les commandes et sassurer que la livraison du matriel command est faite dans les dlais et correctement par les fournisseurs dans le dpt dIRC
- Faire les copies de tous les documents dachats, les classer selon les budgets et les grer de manire en assurer le suivi et faciliter les recherches en cas de besoin ;
- Prparer les demandes de paiement des fournisseurs en conformit avec les BL et prparer toute la documentation requise afin de les soumettre la finance en temps requis pour viter les retards de paiements ;
- Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter le travail
- Prparer la documentation ncessaire pour les achats (demande de pro forma, appel doffre, analyse des offres, contrat dachat, BID, PO, PRF, etc) et proposer les meilleur offres en tenant compte principalement du rapport qualit/prix, de la disponibilit et des dlais de livraisons
- En collaboration avec son superviseur, prparer et tenir jour la base de donnes fournisseurs pour une validation ATC.
- Traiter quavec les fournisseurs fiables etdont les ATC ont t valids afin de protger les intrts dIRC. Eviter de traiter avec les commissionnaires et autres intermdiaires
- Rechercher les factures pro forma auprs des fournisseurs autoriss et Ad Hoc approuvs par IRC;
- De faon continuelle, rechercher et ngocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualit/prix auprs des fournisseurs et contrler la conformit et la qualit des marchandises proposes, selon les tranches dengagements financiers, conformment aux procdures dapprovisionnement dIRC
- Promouvoir une image professionnelle et positive dIRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs
- Etablir la liste de prix des matriels ; Tenir jour la liste/catalogue de prix et en informer les programmes de tout changement
- Prparer et tenir jour la base des donnes fournisseurs
- Sassurer que les fournisseurs avec qui IRC traite adhrent aux procdures dapprovisionnement en vigueurs ;
- Sassurer que tous les fournisseurs ont une connaissance des procdures dIRC
- Sassurer de la gestion de tous les contrats (location de vhicules, services, ..)
- Se conformer et appliquer les procdures dapprovisionnement de IRC et faire des suggestions pour amliorer et optimiser les approvisionnements ;
- Travailler avec les chargs des achats de Bamako pour le suivi des achats articles non disponibles sur le march local.
Transport
- Assurer le suivi des entretiens des motos en collaboration les conducteurs
- Assurer le suivi de lutilisation et des mouvements des vhicules ;
- Veiller la bonne tenue des feuilles de bord et sassurer que les chauffeurs (IRC et de location) respectent le rglement dIRC relatifs lutilisation des vhicules
- Sassurer de laccord du Field Manager / Coordo Site pour tous les dplacements en dehors de la ville
- Assurer la gestion des contrats de locations des vhicules et sassurer que tous leurs documents sont en rgle ;
- Organiser et expdier les cargos par voies ariennes et routires, communiqu avec le responsable des stocks et les responsables des programmes pour le suivi.
Grer les Assets et autres quipements
- Assurer un bon suivi des assets et autres actifs (sortie et entretien),
- Tenir le registre des assets et quipements du bureau, des rsidences et sur le terrain,
- Codifier les nouveaux assets et quipements avant tout mis en service,
- Assurer la maintenance et la rparation des actifs conformment la politique de lIRC
Reportage / Capitalisation :
- Participer aux inventaires annuels et ponctuels des stocks de matriels et assets dIRC.
- Assister aux contrles inopins des stocks
- laborer les rapports hebdomadaires et mensuels des PRTS, de la consommation des vhicules et de payements de location et soumettre dans les dlais requis.
Maintenance
- Assurer la gestion et le suivi des contrats de prestation ;
- Assurer le suivi des entretiens des gnrateurs
- Assurer le suivi et lentretien des btiments et du matriel IRC
- Assurer toute la supervision des travaux de rhabilitation
Divers
- Accomplir toutes autres tches lies sa fonction ou sollicites par son superviseur
- Aviser son superviseur de tout manquement du personnel sous sa supervision.
Qualifications
- Avoir un diplme suprieur en Logistique, Supply Chain,Approvisionnement, Gestion ou tout autre diplme quivalent
- Etre de nationalit Malienne ou avoir le permis lgal de travailler au Mali;
- Avoir une matrise du franais et de la langue locale (parl et crit); la connaissance de langlais sera aussi un atout ;
- Matrise des logiciels tels quExcel, Access et Word ; et la connaissance du Prolog serait un atout
- Avoir une exprience professionnelle dau moins trois ans dans un poste similaire, de prfrence dans les ONGs ;
- Etre dot dun sens dorganisation, dun esprit dquipe et dune capacit former les autres ;
- Etre motiv, proactif, cratif ;
- Etre bon communicateur ;
- Etre capable de vivre et travailler sous des conditions scuritaires et climatiques parfois difficiles ;
- Etre apte travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ;
- Etre disponible immdiatement et navoir aucune incompatibilit au travail avec les ONGs.
- Garantir une tique irrprochable dans l'accomplissement de toutes les tches de la logistique sous peine de sanctions immdiate (incluant les fautes d'insuffisance, d'irrgularit et de fraude).