[Version francaise ci-dessous]
[EN] This is a 12 month unaccompanied role based in Bagasola, Chad with a salary of Grade 3 (39,911 - 44,346). We would like you to start as soon as possible.
This position reports directly to the Lake Area Coordinator. This position supervises: Assistants to the Project Manager, Supervisors, Monitoring Engineers.
The DECILAC (Dveloppement Concert et Intgr dans la Province du Lac) project is a 4-year project implemented by Concern Worldwide and local partners, and is funded by the German government. It aims at the inclusive development and long-term strengthening of profitable economic activities for the communities of Lake Chad. The project places the authorities and the different communities at the heart of the implementation and decisions affecting them so that the action is adapted, sustainable, established and recognised (more details on the project will be shared during the interview).
Purpose : The Project Manager will be in charge of the overall coordination of the project as well as the management of relations with partners at field level. The Project Manager will report directly to the Area Coordinator on all programmatic aspects and will maintain strong technical collaboration with the Technical Advisors at headquarters and the Programme Director based in N'Djamena who will provide technical advice and guidance. The Project Manager will be assisted by two project assistants, one specialised in entrepreneurship and value chain and the other in local development/environment. These two assistants will be in charge of the technical and quality monitoring of the activities implemented with the support of supervisors who will be under their supervision. The assistants will ensure the technical leadership of the consortium partners while the supervisors will support them in the field monitoring of the activities and partners. The Project Manager will also have the support of a Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning (MEAL) officer for the monitoring and accountability activities of the project, shared with other Concern projects in the Lake.
Description of the tasks
Programme management
- Plan and supervise the implementation of all programme activities in accordance with the country strategic plan, the project proposal, CONCERN's procedures and quality standards and the donor's requirements;
- Oversee the integration of the different cross-cutting approaches of the programme (Gender, Conflict, Protection) as well as the WASH component into the programme activities;
- Conduct weekly supervisory field visits and ensure that clear action points are identified and implemented;
- Evaluate the relevance of the activities carried out, the effectiveness of the interventions and their appropriateness in the light of the changing context and the needs of the populations;
- Propose reorientations of the programme according to the evolution of the context and the indicators;
- Work with the MEAL Officer to ensure that the monitoring and evaluation system provides appropriate and adequate information in relation to the results framework, learning and timely decision making, including the development and monitoring of database management and updating of monitoring and evaluation tools;
- Ensure the preparation of monthly programme activity reports as well as quarterly/semi-annual and annual reports in accordance with agreed deadlines;
- To support the production of quality and timely donor reports.
- Ensure that lessons learned are documented and used by the whole team and define a plan for capitalisation of the programme.
- Participate in donor and partner visits and implement any agreed recommendations from these visits
- Follow-up and coordination with programme partners and all other actors involved in the implementation.
Human resources management
- Contribute to the team recruitment process and its induction, target setting, evaluation.
- Ensure that each supervised team member fully understands the results expected of them and is aware of the success criteria relevant to their work.
- Ensuring that work is planned and organised in a way that meets the needs of the organisation in the most cost-effective way; ensuring that team members have an appropriate workload and are working efficiently.
- Ensure that project staff have updated PDRs (Performance Development Reviews) and work with human resources to implement capacity building plans.
Security
- Ensure that the team under his/her supervision carries out its work in accordance with Concern's safety standard operating procedures (SOPs) and the safety management plan (SMP).
- Assist the Area Coordinator in the security analysis by sharing important security information gathered during fieldwork.
- Participate in the revision of the SOP and SMP as necessary and other safety related tasks as required.
Representation
- Ensure effective networking and coordination with relevant project stakeholders, such as local government authorities, other NGOs and organisations, and UN agencies operating in the sector at field level.
- Working closely with key regional and departmental public sectors
- Participate in the Technical Working Groups, namely the Food Security, Health and Nutrition, WASH, CCCM and Protection sub-clusters
Finance, administration, logistics
- Monitor and manage programme expenditure and budgets, ensuring that resources are used optimally and that expenditure complies with Concern's financial procedures and donor requirements;
- Ensure the preparation and transmission of the cash flow in accordance with the agreed deadline and contribute to the revision of the management account;
- In collaboration with the logistics department of the base, ensure the logistic management of the programme (definition and follow-up of orders, anticipation and planning of needs, quality control and stock management);
- Organise the planning of movements in the field in consultation with the Base Manager and the Area Coordinator.
- Implementing rigorous budget planning and monitoring its effectiveness with the area coordinator and the finance team
- Follow up the supply plan with the support teams;
- Report any suspected or actual financial or logistical irregularities to the area coordinator and country management.
Transparency & Accountability
- Adhere to the standards of conduct outlined in the Code of Conduct (CoC) and associated policies: the Programme Participant Protection Policy (P4), the Safeguarding Children Policy and the Anti-Trafficking Policy;
- In line with Concern Worldwide's commitments under the Core Humanitarian Standard (CHS), actively promote meaningful community participation at all stages of the project cycle (planning, implementation, monitoring and evaluation) and ensure that a complaints response mechanism is in place and operational;
- In coordination with the Area Coordinator, MEAL Manager and Accountability Officers, ensure that a functional complaints management mechanism is in place;
- To ensure that the highest standards of accountability and transparency are maintained within the organisation, and particularly within programmes, in order to preserve Concern's reputation.
Other:
In addition to the tasks and responsibilities mentioned above, the Project Manager may be required to
- Temporary change of duty station as required by the programme for job coverage when necessary.
- Participate in organised training and workshops identified by the line manager.
- Actively participate in collective exercises such as the preparation or updates of the Effective Emergency Response Preparedness (EERP) plan, the Security Management Plan (SMP) and other initiatives.
- Participate in Concern's emergency humanitarian response at the request of the line manager.
- Perform any other relevant and reasonable tasks as requested by the line manager or the Country Director.
Qualifications, experience and skills required
Essential:
- A minimum of a five-year degree in international project management, land use planning, civil engineering, agricultural sciences, development economics, agroforestry or any other equivalent degree.
- At least 3 years experience working abroad in management positions in development programmes focused on poverty reduction through strengthening rural livelihoods and medium-scale agriculture.
- Experience in procurement and contract management for construction works;
- Ability to write reports and technical documents.
- Experience in project implementation, urban planning, strengthening governance with state structures
- Proven experience in conducting diagnostics/baseline studies, feasibility studies, and collaborative planning.
- Experience of working in consortium projects and programmes
- Experience of working in volatile security environments
- Very good knowledge of French and basic knowledge of English
Desirable:
- Proven experiences on food security approaches, natural resource management and climate change adaptation programmes
- Experience in initiating community-based income-generating activities
- Proven experience in coaching teams and monitoring/guiding village communities;
- Experience in multi-stakeholder coordination (NGOs, state technical services)
Female candidates are encouraged to apply.
[FR] Il sagit dun rle de 12 mois non accompagn bas Bagasola, Tchad avec un salaire de Grade 3 (39,911 - 44,346). Nous aimerions que vous commenciez ds que possible.
Ce poste est supervis hirarchiquement directement par le Coordinateur de Zone du Lac. Ce poste supervise: Assistants du responsable projet, Superviseurs, Ingnieurs de suivi des travaux.
Le projet DECILAC (Dveloppement Concert et Intgr dans la Province du Lac ) un projet de 4 ans mis en uvre par Concern Worldwide et des partenaires locaux, et est financ par le gouvernement allemand. Il vise le dveloppement inclusif et le renforcement long terme d'activits conomiques rentables pour les communauts du lac Tchad. Le projet place les autorits et les diffrentes communauts au cur de la mise en uvre et des dcisions les concernant afin que l'action soit adapte, durable, tablie et reconnue (plus de dtails sur le projet seront partag pendant lentretien).
Objectif du poste : Le Responsable de Projet sera en charge de la coordination gnrale du projet ainsi que de la gestion des relations avec les partenaires au niveau terrain. Le Responsable Projet rend compte directement au Coordinateur de zone sur tous les aspects programmatiques et garde une forte collaboration technique avec les Conseillers Techniques du sige ainsi quavec la Directrice de Programme base NDjamena qui fourniront les conseils et directives techniques. Le Responsable Projet sera assist par deux assistants de projet dont lun sera spcialis en entrepreneuriat et chaine de valeur et lautre en dveloppement local/environnement. Ces deux assistants seront en charge du suivi technique et de la qualit des activits mises en place avec le soutien de superviseurs qui seront sous leur supervision. Les assistants assureront le lead technique des partenaires du consortium tandis que les superviseurs les appuieront pour le suivi de terrain des activits et des partenaires. Le Responsable Projet aura aussi le support dun officier Meal (Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning) pour les activits de suivi et de redevabilit du projet, partag avec dautres projets de Concern au Lac.
Descriptif des taches
Gestion de programme
- Planifier et superviser la mise en uvre de lensemble des activits programmatiques dans le respect du plan stratgique pays, de la proposition de projet, des procdures et normes de qualit de CONCERN et des exigences du bailleur;
- Superviser lintgration dans le cadre des activits programmatiques des diffrentes approches transversales du programme (Genre, Conflit, Protection) ainsi que de la composante WASH;
- Effectuer des visites de terrain hebdomadaires de supervision et sassurer que les points daction clairs sont dgags et excuts;
- Evaluer la pertinence des activits menes, lefficacit des interventions et leur adquation au regard de lvolution du contexte et des besoins des populations ;
- Proposer des rorientations du programme selon lvolution du contexte et des indicateurs;
- Travailler avec le MEAL Officer pour sassurer que le systme de suivi-valuation fournit des informations appropries et adquates en relation au cadre des rsultats, lapprentissage et la prise de dcision en temps opportun, y compris llaboration et le suivi de la gestion des bases des donnes et la mise jour des outils de suivi et valuation;
- Assurer llaboration des rapports mensuels dactivit du programme ainsi que les rapports trimestriels/semestriels et annuels conformment aux dlais convenus;
- Donner un appui dans la production des rapports bailleurs de qualit et dans les dlais requis.
- Veiller ce que les leons apprises sont documentes et exploites par toute lquipe et dfinir un plan de capitalisation du programme.
- Participer aux visites des bailleurs et partenaires et mettre en uvre toutes les recommandations convenues issues de ces visites
- Assurer le suivi et la coordination avec les partenaires du programme et avec tous les autres acteurs impliqus dans la mise en uvre.
Gestion des ressources humaines
- Contribuer au processus de recrutement de lquipe et son induction, fixation dobjectifs, valuation.
- Veiller ce que chaque membre de l'quipe supervis comprenne parfaitement les rsultats que l'on attend de lui et qu'il soit au courant des critres de russite qui se rapportent son travail.
- Veiller ce que le travail soit planifi et organis d'une manire qui rponde aux besoins de l'organisation de la manire la plus rentable possible ; s'assurer que les membres de l'quipe disposent dune charge de travail approprie et quils travaillent efficacement.
- Assurer que le staff du projet a des PDRs (Performance Development Review) mis jour et collaborer avec les ressources humaines pour la mise en place des plans de renforcement des capacits.
Scurit
- S'assurer que l'quipe sous sa supervision effectue son travail conformment aux procdures oprationnelles standard (SOP) de scurit de Concern et au plan de gestion de la scurit (SMP).
- Assister le coordinateur de zone dans l'analyse de la scurit en partageant des informations importantes sur la scurit recueillie lors du travail sur le terrain.
- Participer la rvision des SOP et du SMP si ncessaire et d'autres tches lies la scurit si ncessaire.
Reprsentation
- Assurer une mise en rseau et une coordination efficaces avec les parties prenantes concernes par le projet, telles que les autorits gouvernementales locales, les autres ONG et organisations, et les agences des Nations Unies oprant dans le secteur au niveau du terrain.
- Travailler en troite collaboration avec les secteurs-cls publics rgionaux et dpartementaux
- Participer dans les Groupes Techniques de Travail, en loccurrence les sous cluster et cluster Scurit Alimentaire, sant et nutrition, WASH, CCCM et protection
Finances, administration, logistique
- Contrler et grer les dpenses et les budgets du programme, en veillant ce que les ressources soient utilises de manire optimale et que les dpenses soient conformes aux procdures financires de Concern et aux exigences des donateurs;
- Assurer llaboration et la transmission du cash-flow conformment au dlai convenu et contribuer rviser le management account;
- En collaboration avec le service logistique de la base, assurer la gestion logistique du programme (dfinition et suivi des commandes, anticipation et planification des besoins, contrle qualit et gestion des stocks) ;
- Organiser la planification des mouvements sur le terrain en concertation avec le Base Manager et le Coordinateur de zone.
- Mettre en place une planification budgtaire rigoureuse et assurer le suivi de son effectivit avec le coordinateur de zone et de lquipe finances
- Assurer le suivi du plan dapprovisionnement avec les quipes supports;
- Signaler au coordinateur de zone, la direction pays toute irrgularit financire, logistique prsume ou relle.
Transparence, redevabilit :
- Adhrer aux normes de conduite dcrites dans le Code de conduite (CoC) et les politiques associes : la politique de protection des participants au programme (P4), la politique de sauvegarde des enfants et la politique de lutte contre la traite des tres humains;
- Conformment aux engagements de Concern Worldwide dans le cadre du Core Humanitarian Standard (CHS), promouvoir activement une participation significative de la communaut toutes les tapes du cycle du projet (planification, mise en uvre, suivi et valuation) et s'assurer qu'un mcanisme de rponse aux plaintes est en place et oprationnel;
- En coordination avec le coordinateur de zone, le manager MEAL et les agents de redevabilit, veiller la mise en place dun mcanisme fonctionnel de gestion des plaintes;
- Veiller ce que les normes les plus leves en matire de responsabilit et de transparence soient respectes au sein de l'organisation, et plus particulirement dans les programmes, afin de prserver la rputation de Concern.
Autres:
En dehors de ses tches et responsabilits mentionnes ci haut, le/la responsable de projet pourrait tre appel :
- Changer temporairement de lieu daffectation suivant les exigences du programme pour une couverture de poste au cas ncessaire.
- Participer aux formations et ateliers organiss identifis par le suprieur hirarchique.
- Participer activement aux exercices collectifs tels que la prparation ou les mises jour du plan de la Prparation pour une Rponse dUrgence Efficace (PEER), du Plan de Gestion de la Scurit (SMP) et autres initiatives.
- Participer dans les interventions humanitaires durgence de Concern la demande du suprieur hirarchique.
- Excuter toute autre tche pertinente et raisonnable la demande du suprieur hirarchique ou de la Directrice Pays.
Qualifications, expriences et comptences requises
Essentielles:
- Minimum un diplme de niveau de Bac + 5, en management de projets internationaux, amnagement du territoire, ingnierie civile, sciences agronomiques, conomie du dveloppement, agroforesterie ou tout autre diplme quivalent.
- Minimum 3 ans d'exprience de travail l'tranger des postes de management de programmes de dveloppement axs sur la rduction de la pauvret via le renforcement des moyens dexistence ruraux et de l'agriculture moyenne chelle.
- Exprience en passation de marchs et dans la gestion des contrats pour des travaux de constructions ;
- Capacit rdiger des rapports et des documents techniques.
- Exprience dans la mise en uvre des projets, durbanisme, de renforcement de la gouvernance avec les structures tatiques
- Exprience avre dans la conduite de diagnostics/tude de base, tudes de faisabilit, et de planification concerte.
- Exprience de travail dans des projets et programmes en consortium
- Exprience de travail dans des contextes de scurit instables
- Trs bonne connaissance du Franais et connaissance de base de lAnglais
Dsirables:
- Expriences prouves sur les approches de scurit alimentaire, la gestion des ressources naturelles et les programmes dadaptation aux changements climatiques
- Exprience dans linitiation des activits gnratrices de revenus base communautaire
- Une exprience confirme dans le coaching dquipes et le suivi/lencadrement des communauts villageoises;
- Exprience dans la coordination avec plusieurs parties prenantes (ONG, services techniques tatiques)
Les candidatures fminines sont encourages.
Les candidatures en francais sont les bienvenues.